RELACION ENTRE COMUNIDADES DE PROPIETARIOS Y ADMINISTRACIONES DE FINCAS

¿Deben de proteger las comunidades de vecinos los datos personales de los copropietarios?
Tal y como establece el artículo 3 d) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de Carácter Personal, se define como responsable del fichero a la “persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento”. A la vista de este concepto, será necesario determinar quién, a criterio de esta Agencia, decide sobre la finalidad, objeto y uso de los datos.

Si en una comunidad de vecinos la tenencia de los ficheros los tiene el administrador/gestor ¿Quién sería el responsable del fichero?
En el supuesto de los datos relativos a las Comunidades de Propietarios, la finalidad de mantener los mismos es, precisamente, asegurar el cumplimiento por los propietarios de las obligaciones impuestas por la Ley de Propiedad Horizontal (en los términos previstos tras su reforma, operada por la Ley 8/1999, de 6 de abril), así como garantizar el adecuado ejercicio por los mismos de los derechos que les corresponden en la Comunidad. En resumen, la finalidad perseguida por el mantenimiento de estos ficheros será la de asegurar el correcto desenvolvimiento de la Comunidad.
De lo antedicho se desprende que la condición de responsable del fichero recaerá sobre la propia Comunidad de Propietarios que es quien, a través de sus Órganos de Gobierno y, en su caso, de la Junta, resolverá sobre las cuestiones relacionadas con la misma, siendo así que, de lo establecido en el artículo 13 de la Ley se desprende que el Secretario y el Administrador, cuando actúen en el ejercicio de las funciones relacionadas con una determinada comunidad, no son sino órganos integrados en la misma, independientemente de la posibilidad de que una misma persona desempeñe funciones de secretario y/o administrador en varias Comunidades de propietarios. La misma solución se alcanza si se tiene en cuenta que le artículo 13.7 de la Ley, en su párrafo segundo, habilita a la Junta a remover a quienes desempeñen funciones en uno de sus órganos de gobierno, siendo potestad de la Junta nombrar y separar a los mismos (artículo 14.1).
Por tanto, las actividades que el Administrador de una determinada comunidad de propietarios desarrolle como tal no serán sino las derivadas de su propia integración, como órgano de gobierno, en la citada comunidad, sin que el mismo pueda utilizar la información de que tenga conocimiento como consecuencia del ejercicio de su función para un fin distinto del derivado de la gestión que le haya sido encomendada, en el ámbito de las funciones que al administrador atribuye el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal.

En consecuencia, la condición de responsable de los ficheros creados para la adecuada gestión y funcionamiento de la Comunidad de Propietarios de un inmueble objeto de división horizontal corresponderá a la propia Comunidad, siendo el administrador, en cuanto tal y con relación a ese determinado inmueble, un mero usuario del fichero, en virtud de su condición de órgano de gobierno de la comunidad.
Dicho esto, será necesario que la actuación desempeñada por el administrador (como responsable de la oficina donde se ubica el fichero) se someta al régimen contenido en el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999.

Condición de responsable del fichero de administradores y gestores de fincas. Informe 46/2006.AGPD

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