Realmente ¿podríamos prescindir del papel en las oficinas?

Técnicamente si, hoy es viable al 100%. Otra cuestión es cuanto tiempo nos llevará romper con los usos y costumbres, adquiridos desde la niñez.

Siempre quedarán los contratos, las escrituras; es decir aquellos documentos que exigen una formalidad personal.

La firma digital o huella digital es el mejor ejemplo de que hay soluciones válidas, que pueden suplir el concepto de “su puño y letra”. Aunque nos resulte difícil de entender.

Es decir, dentro de unos años, apenas se escribirá algo a mano. Todo será electrónica pura y “dura”.

Hay que diferenciar el mundo de la empresa y los negocios, del ámbito personal. Creo que lo manuscrito no puede perecer, pero en el ámbito de las actividades profesionales, si quedará “relegado” a notas aisladas y puntuales.

Los avances en digitalización ¿llegan a resolver incluso el texto manuscrito?

OCR (reconocimiento óptico de caracteres), ni hoy puede, ni nunca, interpretar un carácter escrito a mano. Es más la evolución cultural, por un lado y la técnica por otro, las que resolverán esta limitación.

Cultural, porque ya no habrá facturas ni documentos a mano, y técnica, porque el sistema de gestión digital pondrá notas y textos electrónicos, identificables, sobre cada documento digitalizado de escritura manual.

La digitalización tendrá otros límites, como el tamaño o tipo de papel.

En el sector de Hardware hay ya escáneres con todas las prestaciones imaginables, específicos para la digitalización. Por ejemplo, un escáner medio normal, puede digitalizar cerca de 2.000 páginas POR HORA, en el formato, calidad, color, extensión, ... que más interese en cada caso.

Vemos que en este año, en plena crisis, surgen múltiples aplicaciones para la Digitalización Documental.

El “pistoletazo de salida” lo dió la Agencia Tributaria con la Resolución de 24 de octubre de 2007, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.

“Que contempla la digitalización certificada de facturas, , y establece que las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados, permitirán que el contribuyente pueda prescindir de los originales en papel que le sirvieron de base”

Será difícil tomar una decisión a la hora de inclinarse por un software en particular.

Hay que diferenciar lo que son aplicaciones para procesos de digitalización, de lo que es implantación integral de la GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE.

Para digitalizar documentos, y llevarlos a una carpeta de nuestro propio sistema, basta con el software que incorpora cada escaner.

Si solo queremos tratar las facturas de proveedores, todas las aplicaciones homologadas por la AEAT, son perfectamente válidas. El precio es cuestión de prestaciones adicionales.

¿Qué diferencia hay entre una aplicación y un Gestor Documental?

Si decidimos incorporar esta tecnología a nuestra empresa, seguro que queremos hacerlo de forma integral e “inteligente”. Es decir, que los documentos escaneados se autoclasifiquen, que podamos localizar cada documento en tiempo real, que tanto el correo electrónico como nuestra web esten integrados en el sistema, que a cualquier documento le podamos incorporar “sobre la marcha”, notas, sellos, firmas, registros, avisos, ...hasta un posit. Querremos asociar documentos y carpetas entre si, pasar distintas extensiones de archivo a un mismo documento, ...en fin, la lista puede ser interminable.

Al final todo depende del dinero que se quiera invertir.

No exactamente. Ya hay gestores documentales con un precio muy similar -e incluso inferior- al de aplicaciones específicas.
Producir software tiene costes altísimos de desarrollo, que hasta que no están amortizados, obligan a precios de mercado en consonancia.

A la hora de elegir con que aplicaciones trabajar, el factor antigüedad, prestaciones y garantías de servicio, deben pesar mucho.

Otra diferencia importante es que el gestor documental requiere formación operativa, auditoría interna, parámetros organizativos a través de la consultoria.

Los programas serán prácticamente iguales.

En absoluto. Podemos elegir entre estilos de programación, que nos van a resultar muy familiares, dentro del entorno de Microsoft, y otros de muy difícil comprensión.

Los hay de operatividad compleja, lenta y difícil y otros que se manejan con facilidad y rapidez con un poco de intuición.

Hay aplicaciones que llegan incluso a ofrecer la contabilización automática.

Hay aplicaciones para contabilizar facturas de proveedores, que efectivamente realizan este “trabajo” de forma electrónica. Lo que no todas dicen, es que primero hay hacer índices y parametrizar cada proveedor, uno a uno, y que esta labor lleva como mínimo una media de 3 a 4 minutos.

Y que no todas las facturas pueden pasar por ese proceso. En el mejor de los casos, creo que hablar de un 80% es bastante moderado, y la tendencia es evidente que irá favoreciendo este medio.

En cualquier caso, parametrizar 1.000 proveedores, es realizable en 50 horas. Es decir, que dos administrativos en 3 o 4 días dejan ese trabajo hecho.

¿Cual es la aportación real, efectiva, de un Gestor Documental Inteligente, para cualquier empresa?

La primera, de carácter económico, es que se genera un ahorro de más de 10.000 € al año, por empleado, entre mano de obra y material.

La segunda, y más importante, es que la empresa crece en efectividad y rendimiento, varios puntos sobre su competencia.

Hemos podido constatar que la inversión tiene un retorno de 3 a 6 meses.

Y el personal de oficina, a partir de implantarse un Gestor Documental, ¿qué hace?

Cualquier administrativo tiene, por lo general, capacidad para hacer cosas mucho más importantes que traer y llevar, buscar, archivar, grapar, fotocopiar, mecanizar, interpretar, anexar, encarpetar, fotocopiar, enviar o recoger por fax, subir y bajar... documentos.

Y la empresa a su vez carece de personal para incrementar su competitividad, analizar resultados, mejorar el servicio al cliente, crear nuevos productos, lanzar el área de I+D+i

¿Que otros valores se le pueden encontrar a un buen gestor documental?

Hay muchos. Que incorpore los requerimientos de la LOPD (Ley de protección de datos). Los principios de Calidad, como la trazabilidad, control de versiones, tiempo real, ...

Que el servicio técnico se de por personal especializado en la propia zona, ...que ante un problema operativo, un técnico se conecte por control remoto con nuestro ordenador, ...que la cuota de mantenimiento cubra las nuevas versiones sin coste adicional, ...


Adolfo Reborio
Enfoque Empresarial
División:
“Nuevas Tecnologías”

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