El cambio organizacional y sus procesos según Elisabeth Straehle, Directora de Retail y Franquicias de VK CONSULTING

LOS 7 PASOS DEL CAMBIO

En un entorno cambiante y competitivo, cada vez es más habitual realizar procesos de cambio organizacional. Cuando en la empresa se observa una leve desmotivación, pequeños problemas de tesorería, ratio de quejas de clientes superior al habitual o una emigración de empleados, ése es el momento idóneo para empezar a introducir cambios en la empresa. Es la antesala al declive de la empresa.
Las fases de un proceso de cambio se pueden dividir en muchas, pero básicamente en las 7 que he expuesto a continuación:
1. Conciencia y Convicción de la dirección: Habitualmente es muy difícil reconocer que nuestra empresa precisa de un cambio urgente para seguir adelante. La dirección general que es la más consciente de que las cosas no funcionan bien, suele ser la primera en percatarse de que hay problemas internos, pero también suele mostrarse reticente a cualquier tipo de cambio. La frase más común en una empresa habitualmente es “siempre se ha hecho así”. Sin embargo, los modelos que en un pasado eran correctos, puede que hoy en día estén desfasados, y sea imprescindible implantar un cambio.
2. Conciencia y Convicción de los empleados: La mayoría de los empleados no se dan cuenta de la necesidad de realizar un cambio. Los empleados deberían ser los primeros en notar que las cosas no van bien, pero a veces no son conscientes de ello. Un empleado verá rápidamente la desmotivación de la plantilla, las quejas de los clientes o la disminución de los pedidos, pero si no está debidamente formado es difícil que reconozca que eso se debe a que hace falta un cambio estratégico. En este paso, es necesario que la dirección explique claramente que la empresa no funciona correctamente y que se va a realizar cambios para continuar con el proyecto adelante.
3. Comunicación: Una vez estamos seguros de que la empresa en su totalidad conoce y está convencida de que hace falta un cambio, es imprescindible crear un plan de comunicación efectivo para que todos los empleados de la empresa conozcan cuándo van a empezar éstos cambios, por qué y qué pretendemos conseguir con éstos. Es conveniente crear reuniones periódicas en las que los empleados puedan expresar sus dudas, quejas y aportaciones. La comunicación interna en un proceso de cambio debe ser clara y fluida, de lo contrario, corremos el riesgo de que el proceso que deseamos integrar no sea efectivo.
4. Crear un equipo de implantación: El cambio dentro de la empresa debe ser creado por un equipo externo o interno que tenga la suficiente autoridad y prestigio dentro de la empresa para liderar el proceso. El modelo de equipo más habitual, suele ser, que un equipo externo escoja los miembros más cualificados dentro del organigrama organizacional y lleven conjuntamente el proceso de cambio. Esta fórmula aporta experiencia y objetividad por un lado y conocimiento interno de la empresa por otro.

5. Crear un plan a largo plazo pero con resultados rápidos: Cuando se implementa un cambio a menudo existe un cierto miedo a lo desconocido. Las personas somos resistentes al cambio, es por ello, que aunque nuestro plan debe ser desarrollado con una visión a 5 ó 10 años, deben haber resultados a corto plazo que motiven al personal. Estos resultados serán los que nos aporten la credibilidad necesaria para que todos los miembros de la plantilla se impliquen en el proceso.
6. Contar con el personal: Cualquier proceso de cambio en la empresa produce rechazo y escepticismo, por lo que es necesario contar con las personas. Al fin y al cabo son ellas las que conocen mejor que nadie su puesto de trabajo. Hay que tener en cuenta sus opiniones y evaluarlas en su justa medida. Deben sentirse parte del proceso y generar ilusión a vencer los nuevos obstáculos. En esta parte es importante prescindir de aquellos que se oponen abiertamente al cambio y que ralentizan su implantación.
7. Institucionalizar el cambio: Una vez desarrollado el proceso de implantación hay que mantenerlo en el tiempo. A menudo esta parte es una de las más complicadas, puesto que todos tendemos a hacer las cosas como antaño, manteniendo las viejas costumbres. En el caso de que se haya contado con un equipo consultor, éste es el momento de trasladar todos los procedimientos que se deben supervisar a un nuevo equipo interno. Habitualmente también suele ser imprescindible que el equipo consultor haga supervisiones periódicas cada vez más distanciadas para evaluar y corregir los errores que puedan surgir dentro del proceso implantado.

Elisabeth Strähle
VK CONSULTING

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